Правила деловой переписки

Одной из гарантий успешного сотрудничества между партнёрами является правильно налаженная переписка. К сожалению, иногда неграмотно написанное послание может создать у адресата искажённое представление о том, кто его прислал. Существуют основные правила деловой переписки, которые помогают справиться с подобными проблемами.

 Соблюдайте этикет деловой переписки

Каждый, кто собирается писать письмо делового характера, обязательно должен помнить о неукоснительном правиле. Оно гласит, что сообщение должно быть вежливым и тактичным, даже если в нём высказываются какие-нибудь претензии или недовольство.

Если письмо является ответом на чью-то просьбу и содержит отказ, нельзя сразу же с первых строк сообщать адресату об этом. Для начала следует объяснить причину такого решения и лишь затем в мягкой форме сообщить об отказе. Всегда надо помнить, что даже если корреспонденция адресована подчинённому, обращение на «ты» является неуместным и унизительным для адресата.

Стоит также помнить, что официальная корреспонденция — это не место для выражения обуревающих чувств. Излишняя эмоциональность, по этикету, совсем ни к чему. Во многом подобное поведение даже больше показывает слабость отправителя, что совершенно ни к чему ни одному руководителю.

В письме всегда должны соблюдаться языковые нормы. Этикетом деловой переписки запрещается использование фраз, навязывающих свою волю адресату, намекающих на его некомпетентность и невнимательность.

 Несколько слов о фразах деловой переписки

Конечно, наш «великий, могучий и свободный русский язык» обладает огромным лексическим запасом, бессчётным числом метафор и сравнений, но для официального письма это лишние украшения. Взаимодействие между организациями обусловлено достаточно точными представлениями о том, как следует выстроить общение с партнерами.

Существует целый набор стандартных фраз, которые позволяют максимально конкретизировать содержание. Для каждого вида корреспонденции используются свои фразы деловой переписки. Вот несколько примеров подобных фраз.

Объяснение:

• В связи с отсутствием финансовой помощи…
• В связи с непростой финансовой ситуацией…
• В порядке проведения совместной работы… и др.

Просьба:

• Прошу принять к сведению…
• Прошу довести до сведения…
• Прошу ликвидировать задолженность… и др.

Сопровождение:

• Направляем информацию…
• Возвращаем справочные материалы…
• Высылаем подписанный с нашей стороны договор… и т. п.

Подтверждение:

• Подтверждаем…
• С благодарностью подтверждаем… и т. д.

 Основные правила деловой переписки

1. Соблюдение формальной стороны написания текста:

a)      Письмо должно иметь простую структуру.
b)      Объём не более 1,5 страниц печатного текста, шрифт Times New Roman 12, поля с двух сторон.
c)       Аккуратное оформление, указание контактной информации об отправляющей стороне, реквизиты и логотип компании.
d)      Письмо должно иметь регистрационный номер.

2. Содержаться в письме должна только конкретная информация.

3. Использование стандартных формулировок.

4. Соблюдение этикета и правил деловой переписки.

Следование вышеуказанным правилам всегда подчеркивает профессионализм вашей стороны. В глазах ваших партнеров вы всегда будете выглядеть человеком грамотным, тактичным и компетентным в профессиональных вопросах.