Как успешные предприниматели проводят свои встречи?

Соучредитель Google Ларри Пейдж не любитель ненужных встреч, которые мешают его сотрудникам работать. По этой причине с весны 2011 года ни на одном собрании не может быть более десяти участников. Если лицо, которое в конечном итоге принимает решение, отсутствует, собрание не состоится. Аналогично должны появляться только те участники, которые действительно хотят что-то сказать.

Microsoft – «Lync» делает вас более независимыми

Пол Мейер, глава кёльнского филиала Microsoft, проводит большую часть своих совещаний посредством видеосвязи с использованием собственного программного обеспечения Lync. Это позволяет общаться, обмениваться документами для совместного редактирования, а также сообщает о присутствии соответствующих участников. Пол Мейер особенно хвалит независимость от местоположения и экономию на командировочных расходах.

После слияния подразделений мобильной и фиксированной связи «Телеком» стал использовать на совещаниях так называемый «метод шляпы». Каждый участник должен представлять в дискуссии определенную точку зрения и, следовательно, ставить себя на место другого человека.

Название «метод шляпы» используется потому, что вы можете надеть на участников шляпы разного цвета, чтобы проиллюстрировать их точку зрения. Целью было эффективно объединить различные корпоративные культуры подразделений мобильной и фиксированной связи.

Как успешно провести встречу

С помощью этих советов вы сможете сделать ваши встречи более эффективными и, прежде всего, более продуктивными:

1. Проверьте необходимость

Прежде чем состоится встреча, следует заранее уточнить несколько важных вопросов:

• а) Присутствуют ли все ключевые лица, принимающие решения? Если нет, полезна ли встреча?
• б) Если это просто обмен информацией, следует подумать, может ли это произойти также по электронной почте, циркуляру, письму, телефону, видеосообщению или разговору в офисе.

2. Поставьте цель

Заранее уточните, каких целей вы хотите достичь с помощью встречи.

Например, если речь идет просто об обмене информацией в начале каждой недели, это следует решить заранее, и это также можно сделать за завтраком и светской беседой.

Но когда дело доходит до планирования проекта или кампании, в конце встречи должно быть ясно, кто, что и когда будет делать.

3. Тщательно выбирайте участников

Как говорится: «Слишком много поваров портят бульон».

Не всем обязательно присутствовать на каждой встрече. Выбирайте конкретно того, кто подходит для конкретной предметной области или имеет подходящий предыдущий опыт.

4. Хорошая подготовка – это главное. Успешная встреча основана на хорошей подготовке. Чтобы упростить задачу, мы собрали для вас небольшой список важных моментов:

• • • а) Кто несет ответственность за подготовку встречи? Если вы не можете сделать это самостоятельно, выберите человека, хорошо знакомого с темой встречи. Важно создать пункты повестки дня.
    • б) Чтобы вы могли подготовить участников к встрече, вопросы повестки дня следует разослать им заранее. Должно быть понятно, кто к чему должен готовиться, что нужно сделать заранее, и кто что должен принести.
    • в) Выберите подходящее место встречи: Простой обмен информацией также может происходить в кафе или, если погода хорошая, на улице. Очень важные встречи лучше перенести в тихий конференц-зал. Здесь вы можете узнать, как происходит замена фискального накопителя.

5. Кто главный?

Чтобы после встречи не возникло разногласий или даже недовольства сотрудников, следует определить четкие правила обсуждения.

Одним из наиболее важных моментов успешной встречи является модерация. Вот несколько правил, которые вам следует иметь в виду:

• а) Когда наступает очередь излагать свою точку зрения? Независимо от того, возьмут на себя модерацию только один или несколько участников: Важно, чтобы каждый ведущий дискуссии заранее ознакомился с пунктами повестки дня.
• б) Следует соблюдать установленные правила:
• все, что важно и затрагивает тему, должно быть сказано
• То, что уже было сказано, не должно повторяться
• каждый должен придерживаться заранее установленного времени выступления (2–3 минуты)
• вопросы повестки дня и их порядок должны быть соблюдены.
• в) Назначить главного модератора. Его задачи:
• следить за соблюдением времени выступления
• он представляет соответствующую задачу
• он отвечает за визуализацию результатов (с помощью графиков, эскизов, слов и т. д.)
• При мозговом штурме он обращает внимание на разделение и структуру отдельных фаз.

6. Общая процедура

Начало:

• а) Начиная со вступления, все пункты повестки дня и расписание записываются на флипчарте, чтобы каждый участник мог их видеть.
• б) Уточняется цель и разъясняется метод работы
• в) могут быть добавлены вопросы повестки дня и проведено голосование по поводу того, какие вопросы подлежат обсуждению.
• г) определяются порядок и сроки рассмотрения вопросов повестки дня.