Система коммуникаций в организации

Общение является основой любой совместной деятельности людей, а в бизнесе система коммуникаций в организации – это важнейшее невидимое звено, связывающее в единый организм все ее подразделения и структуры. В успешной процветающей компании сотрудники, как правило, с полуслова понимают руководителя, а он, в свою очередь, слышит подчиненных.

В каждом отдельном случае система коммуникаций в организации складывается из самых разных способов внутреннего и внешнего общения. Внутри коллектива это может быть непосредственное личное общение между руководством и сотрудниками, рассылки по электронной почте, переговоры по скайпу, а иногда и по внутреннему кабельному телевидению.

Внешняя система коммуникаций в организации, кроме функции ее связи с окружающим миром, является еще и важным инструментом создания и поддержания имиджа. К этой форме коммуникаций относятся выпуск информационных материалов о новостях компании, периодические публичные отчеты правления перед акционерами и коллективом, доступные для партнеров и клиентов интерактивные доски объявлений, странички в социальных сетях и сайты, главная цель создания которых – рост доверия к компании.

Секреты устройства эффективной системы коммуникаций в компании

Каждый руководитель хочет, чтобы все его распоряжения и поручения выполнялись быстро и точно, но не всегда понимает, что именно от него зависит исполнительность подчиненных. То есть распоряжения следует формулировать четко, ясно, в понятной для исполнителя форме. Формулировки распоряжений должны быть достоверными, прозрачными, исключающими двусмысленности и возникновения в коллективе недоверия. Только тогда эту деятельность можно считать успешной, если получатель информации воспринимает ее содержание адекватно смыслу, вложенному отправителем. То есть исполнителю не требуется обращаться за разъяснениями к коллегам и никакой «испорченный телефон» не исказит смысла поручения или информации.

На практике же далеко не все компании и организации могут гордиться столь идеальной культурой общения между подразделениями и отдельными сотрудниками. И руководители не всегда считают процесс создания совершенной системы коммуникаций в организации задачей первостепенной важности, и перегруженные информацией исполнители нередко неспособны оценить важность общения. Но самая главная причина низкой культуры общения заключается в том, что в нашей стране прочно утвердилась вертикальная система коммуникаций: «спущенные сверху» директивы считаются важными, а все остальные не воспринимаются.

В то же время опыт современных успешных отечественных и зарубежных компаний доказывает, что наиболее эффективны те системы коммуникаций, при которых результативность горизонтальных связей составляет 75-90%, а вертикальных, соответственно, – 10-25%. Иными словами, налицо делегирование своих полномочий руководителями менеджерам низших звеньев. При такой модели построения коммуникаций между отправителем и получателем информации обеспечивается не только высокая степень точности и прозрачности сообщений и распоряжений, но и максимально возможная обратная связь между ними.

Иными словами, каждый исполнитель с одной стороны обладает большой свободой в принятии решений при исполнении задания, а с другой – в случае необходимости уточнить суть поручения здесь и сейчас у менеджера, а не у высокого руководства в часы приема. Ведь сегодня уже не только западные, но и отечественные высококвалифицированные специалисты очень высоко ценят свою независимость в принятии решений. Если между ними и руководством возникает недопонимание, они готовы уйти из компании, потому что востребованы на рынке труда. Как бы высоко сегодняшние профессионалы не ценили возможности для удовлетворения своих личных материальных потребностей, компенсация недостатка свободы в принятии решений очень высокой зарплатой их не останавливает.

Система коммуникаций в организации – ключ к созданию команды единомышленников

Высокая корпоративная культура и совершенная система связей в коллективе может быть построена на фундаменте понятных и близких каждому сотруднику ценностей. Конечно, система общих ценностей может быть сформулирована руководством, но в этом случае нет гарантий, что они будут адекватно восприняты коллективом.

Система ценностей любой компании должна стать результатом совместного творчества руководства и коллектива. Это сложный, часто революционный процесс, в ходе которого сотрудники вносят индивидуальные и коллективные предложения по совершенствованию системы взаимоотношений в компании, а затем на общем собрании вместе с руководством обозначают приоритеты. Если руководство готово услышать мнение коллектива, возникает конструктивный диалог, после которого директор легко сможет вдохновить команду единомышленников на новые свершения и достижение поставленных целей.

Эффективными инструментами налаживания связей в коллективе и создания творческой атмосферы являются также проведения различных конкурсов с вручением призов, всевозможных корпоративных мероприятий в неформальной обстановке.